Gestion des DT-DICT et Récépissés sur PROTYS.fr – Retour d’expérience d’une collectivité

"Paris Est Marne & Bois est une des intercommunalités qui composent la Métropole du Grand Paris. Notre EPT (Etablissement Public Territorial), situé dans le Val-De-Marne, regroupe 13 communes pour un peu plus de 500 000 habitants. La collectivité a été créée en janvier 2016 et compte aujourd’hui un effectif d’environ 200 personnes. 
 

A quel type de problématiques étiez-vous confronté avant votre utilisation de la plateforme PROTYS.fr ?
Nous avons souscrit au service PROTYS lorsque nous étions encore une agglomération qui comportait uniquement deux communes : Nogent-Sur-Marne et le Perreux-sur-Marne. A l’époque, PROTYS intervenait sur la gestion des DT-DICT pour le service exploitation du service Signalisation Lumineuse Tricolore (SLT), ainsi que sur les autres services techniques pour la partie déclarant : assainissement, aménagement voirie … Suite à la création de l’Etablissement Public Territorial (EPT) et à la suppression de la Communauté d’agglomération, les contrats et marchés ont été transférés à l’EPT et nous avons continué d’utiliser la solution PROTYS.fr.

Avant PROTYS, nous gérions les DT et DICT manuellement : envoi des DT par courriers et fax, réponses aux DICT par fax et archivages des documents papiers. Ce fonctionnement compliqué prenait beaucoup de temps et de place – avec beaucoup de cartons d’archives. A présent, l’utilisation de la plateforme PROTYS nous a simplifié notre travail : c’est plus rapide, la gestion de nos DT-DICT et l’archivage sont entièrement dématérialisés. »

Comment s’est passée la mise en place de la solution PROTYS au sein de votre organisation ?
La mise en place de la solution PROTYS s’est parfaitement déroulée, nous avons bien été accompagnés par les commerciaux qui se sont montrés très réactifs, et cela dès le départ. L’utilisation de PROTYS a changé beaucoup de choses, et cela pour l’ensemble de nos collaborateurs : Tout est devenu plus simple pour nos différents services.

Pour le secrétariat, qui s’occupait de l’archivage et de l’enregistrement de chaque DICT, une par une, la quantité de travail a été déchargée. Le service exploitation, quant à lui, a également bénéficié d’un gain de temps pour le traitement des déclarations reçues ; ils peuvent désormais se concentrer sur la réponse.

De quelle fonctionnalité ne pourriez-vous plus vous passer ? 
C’est une bonne question car toutes sont indispensables ! J’aime PROTYS par sa simplicité : le tableau de bord est vraiment très pratique notamment pour sélectionner les éléments que l’on souhaite voir apparaître. Nous apprécions les nombreuses fonctionnalités de la plateforme, en particulier les filtres et l'intégration rapide des récépissés reçus hors portail, qui nous sont très utiles.

Comment qualifieriez-vous l’accompagnement de PROTYS ? 
Très bien ! Bonne réactivité et très bon accompagnement de la part du support technique et des commerciaux. Si j’ai une question, j’ose la poser à PROTYS ! De plus, les formations proposées par PROTYS sont de qualité !

Quels bénéfices observez-vous depuis la mise en place de CAPFLEX (service d’intégration des déclarations reçues hors plateforme) ?
Nous avons utilisé ce service dès le départ, c’est donc un service acquis, qui nous permet un réel gain de temps !

Pourquoi recommanderiez-vous PROTYS.fr ?
Simplicité ! C’est clairement leur atout premier !

Madame SAMIER-TROALEN Gaël

Technicienne principale – Paris Est Marne & Bois

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