Dématérialisation - Où en est-on ?

Mercredi 15 Novembre 2017

L’arrêté du 19 juin 2014 a apporté une nouvelle pierre à l’édifice de la réglementation anti-endommagement des réseaux pour faciliter les échanges entre les acteurs concernés : l’encadrement de la dématérialisation pour l’envoi des déclarations.

Eric Lesage, co-animateur Groupe Projet «Dématérialisation» au sein de l’Observatoire national DT-DICT, dresse un bilan des travaux réalisés et en cours sur ce sujet. Il travaille par ailleurs au sein de la délégation performance de la Direction Technique et Industrielle de GRDF.

 

Pouvez-vous nous présenter en quelques mots le Groupe Projet «Dématérialisation» (GP4) ?

Le GP4 a été initialisé dès le début des travaux de la réglementation en 2012, suite à la création de l’Observatoire National DT-DICT, afin de faciliter les échanges. L’ensemble des parties prenantes y sont représentées : responsable de projet, exécutant de travaux, exploitant de réseaux, collectivité, prestataire d’aide aux déclarations, INERIS… Ce groupe a pour objectif de réfléchir aux actions à mettre en place pour permettre la dématérialisation des envois de déclarations de travaux. Rappelons qu’un flux dématérialisé correspond à la transmission de données sous un format informatique normalisé et partagé, permettant à tous l’intégration des déclarations sans aucune ressaisie au sein de leur système d’information (à ne pas confondre avec un simple envoi par email). Nous sommes, avec Erwan Lemarchand, coanimateurs de ce GP4.

 

Plus de 2 ans après l’entrée en vigueur de la réglementation relative aux échanges dématérialisés, quel bilan peut-on tirer ?

Avant la mise en oeuvre de cette évolution réglementaire, un important travail de fond a été réalisé par le GP4 pour définir les formats d’échanges compatibles avec la dématérialisation. De premiers travaux ont ainsi été entrepris pour se mettre d’accord sur les formats référents (PDF et XML répondant au schéma de
la XSD). Ce type d’échange oblige les intervenants à respecter les formats définis. La mise en place au cours de l’été 2014 fut difficile, un test en grandeur réel n’ayant pu être réalisé au préalable. Cela s’est traduit par une mise en place fin 2014, après quelques ajustements et de nombreux tests techniques. Le taux de dématérialisation a depuis bien progressé pour dépasser aujourd’hui plus de 90% des flux reçus par les exploitants. À ce jour, un niveau de dématérialisation des échanges très intéressant est atteint. Le 100% sera difficilement atteignable, car il restera toujours une part de flux fax et courrier. Si les échanges entre prestataires d’aide sont maîtrisés, les utilisateurs du Guichet unique sont encore parfois perdus avec les procédures et ces formats normalisés. Malgré le travail de pédagogie entamé par les différents acteurs, il est nécessaire de simplifier les process pour ces déclarants occasionnels. Dans ce cadre, des travaux sont menés par le GP5 «Guichet unique» avec le Ministère, pour refondre l’interface de l’INERIS à destination des particuliers. Un ergonome a été mandaté pour simplifier les process et faciliter les envois dématérialisés par les particuliers. Enfin, la réglementation s’est adaptée pour inciter les déclarants à utiliser les formats dématérialisés. La réduction du délai de réponse sur les DICT, depuis le 1er avril 2015, a ainsi contribué à favoriser la dématérialisation.

 

Quels sont à présent les projets traités par le GP4 ?

Tout d’abord, rappelons que la dématérialisation permet à des systèmes informatiques de communiquer plus facilement entre eux pour intégrer des données sans altération. Là-dessus, le GP4 a largement oeuvré. Le flux de dématérialisation étant désormais important, l’objectif est de sécuriser ces échanges et de pouvoir alerter en cas d’incidents informatiques notamment. Nous réfléchissons donc à présent aux process à mettre en place et un document de gestion de crise est en cours de rédaction dans ce cadre. En effet, il est primordial que les acteurs concernés (Guichet unique, INERIS, PAD…) soient alertés rapidement en cas d’incident pour réagir de façon adéquate et rapide. Le document de gestion de crise, partagé par tous, a été élaboré en ce sens. Il sera prochainement validé au cours d’une réunion conclusive. Réalisé dans un esprit de coopération, ce support doit maintenant être mis en oeuvre pour être testé et adapté si besoin. Enfin, la dématérialisation fonctionne bien à présent et les parties prenantes doivent rester vigilantes à toutes évolutions des données, pour maintenir une bonne compatibilité entre les systèmes d’information. L’objectif final étant bien que les déclarations soient traitées le plus rapidement et le mieux possible par les exploitants, afin de faciliter la préparation des chantiers et de les sécuriser.

 

Ce modèle est-il applicable aux récépissés ?

A ce jour, ce sujet n’est pas travaillé au sein du GP4, afin de concentrer les échanges sur les problématiques de gestion de crise. A la demande de certains acteurs, la dématérialisation des réponses des exploitants a effectivement été envisagée. Il faut néanmoins différencier 2 aspects : les plans issus d’outils de cartographie et les autres éléments de réponse (Cerfa, recommandations, illustrations…). La dématérialisation nécessite une homogénéité des formats. Or dans le cadre de la réponse des exploitants, seul le Cerfa de récépissé répond à ces exigences et ne correspond pas à la part la plus importante de la réponse. La réglementation donne en effet la priorité à la complétude des informations transmises et encourage les exploitants à envoyer le plus d’éléments possibles. Les travaux en cours sur le PCRS (Plan Corps de Rue Simplifié) pourraient apporter une solution au niveau de l’envoi de plans numériques, une partie des plans pourront alors être transmis sous format vectoriel en plus des plans PDF (imprimable). Du fait de la complexité du sujet, sa mise en place nécessitera un temps certain.

 

Propos recueillis pour RES'O auprès de Eric Lesage, co-animateur Groupe Projet "Dématérialisation" au sein de l'Observatoire national DT-DICT

 

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